Wiki在企業內部的應用

    Wiki的最大特色是方便編寫、共同寫作，這種概念最早在1995年由Ward Cunningham所提出，他改善了一般在發佈內容到網路上的種種繁雜程序，簡化為「瀏覽」、「創造」、「發佈」、「修改」，讓任何人都是可以很容易的在網路上創造、發佈、修改內容，這種簡易和開放性，很容易的促進了網路上知識的快速流通，每個人都可以儘一己之力，貢獻自已所知的內容。

    下面先簡要介紹wiki的來源、各大企業導入的wiki的情況，最後以Notes Teamroom為例子，探討如何以wiki的概念來加以改良。

Wiki是什麼？

HyperCard是Wiki概念的發明者，據聞此概念最早來自於蘋果電腦中的HyperCard名片整理程式，該程式主要是用於記錄人事資料；wiki之父Ward Cunningham（坎寧安）會把他的人事卡片及所寫的附加小功能展示給朋友看，如果發現資料有誤時，便立即透過附加功能編輯更改內容，後來他更增加了「多使用者寫作功能」，讓每次卡片被更改時，都會自動提供更改卡片的連結和摘要；這種由大家同心協力、不斷修正完成某項東西的概念也造就了之後wiki的誕生。Ward Cunningham後來在1995年創建了第一個具有Wiki理念與特性的站點：波特蘭模式知識庫（Portland Pattern Repository），此站點至目前都還在運作。

維基百科本身對於wiki的解釋是「A wiki is usually a web application which allows people to add, modify, or delete content in collaboration with others.」，從這句話中，我們可以理解wiki的特性是：

1. 一種網路上的程式
2. 文章內容可增加/修改/刪除
3. 增修的行為可與其他人合作進行(協同模式)

換句話說，wiki是一種內容管理系統的程式，它不同於blog或其它類似的系統，wiki的文章內容沒有特定的owner或leader，完全開放由讀者來修訂。

維基百科

    網址：http://wikipedia.org

    一個可自由瀏覽與編輯的線上平台，於2001年對外開放，宗旨是為全人類提供自由的百科全書；剛開始時，只有31筆資料，還不如個人網站，但到目前為止(2014/3)，已經是個累積了75多萬筆詞條的超級大百科；由於它是集結全球千萬民網友的力量，所以擁有的資訊比起任何一種百科全書更多，且更加即時。

維基百科使用開源的MediaWiki平台架設，若要更加瞭解維基百科，我們可以看這個頁面：https://zh.wikipedia.org/wiki/Wikipedia:%E7%B6%AD%E5%9F%BA%E7%99%BE%E7%A7%91%E4%B8%8D%E6%98%AF%E4%BB%80%E9%BA%BC，編寫的注意事項，可以參考：https://zh.wikipedia.org/wiki/Wikipedia:%E6%9D%A1%E7%9B%AE%E7%BC%96%E5%86%99%E5%BA%94%E6%B3%A8%E6%84%8F%E7%9A%84%E4%B8%BB%E8%A6%81%E4%BA%8B%E9%A1%B9；在此，我們先不去研究如何使用或加入維基，重點在於，全球網民可以一同貢獻己力，創造出一個齊全且完善的線上知識庫，對於企業來說，也可以善用每位員工透過wiki方式來創造出豐富有用的知識平台。

Wiki於企業內部的應用

    Wiki特點是，透過每個個體由下而上的自發性行為，以群體合作完成的方式來完成，這與傳統由上而下要求，且由特定主管來發起的方式是不同的。   

　　　　

    企業Wiki的特點：

        １）有不同的群組定義與權限的劃分。
        ２）有版本控制的記錄，可瀏覽、檢視、回復不同人員所編修的歷程。

        ３）詳細的分類或者Tag的功能。

一般企業會將Wiki應用於：

1. 知識庫：可能為for全公司、某部門或某專案的形態，透過某一群人，共同為某個主題進行知識的匯總與累積。
2. FAQ：使用者在發問問題後，解答與說明由負責部門共同編修，每份解答可能有不同的版本，分屬不同時間或人員的回覆。
3. 腦力或創意激發平台：每位人員皆可提出自已的創意，再由有興趣的人加入自已的意見、並給予修改或增加。

應用wiki的企業

    Wiki若只應用於企業內部，我們稱它為Internal Wiki或Intranet Wiki，此類型的wiki只開放內部員工使用，並基於企業應用的考量，大多會加入或加強了帳號認證、登入、權限控管、版本歷程、回復、內容檢查等等功能，但基本上，共同編修、易於使用的主要理念還是維持著。

目前導入wiki應用的企業相當多，例如：

Ａ）思科的I-Zone：它是一個員工創意發揮的平台，每位員工都可以發揮創意，張貼自己的想法和idea，其他人也會針對此創意想法進行修改、加入自己的意見等，在剛設立的第一年，便已搜集了近四百個創新提案。

Ｂ）Nokia：其內部的Insight & Foresight group（某個研發的team），就是利用wiki來進行資訊的交流與啟發。

Ｃ）Yahoo：透過Twiki（一套開源的wiki程式）整合各地的開發團隊的資訊及作為問題解決的知識中心。

Ｄ）IBM Wiki Central：IBM的員工透過Wiki Central，更有效率的進行專案資訊的儲存與分享、內部團隊可以共同編輯形成共識以及跨地域團隊的合作和追蹤進度等等，外部則提供作為產品介紹、使用說明、操作手冊等等（網址：https://www.ibm.com/developerworks/community/wikis/home?lang=en）。

Ｅ）Intel的In-telpedia（英特爾百科）：這是在業界利用wiki建置知識庫相當有名的例子，此平台使用開源的wiki程式MediaWiki所建置，Intel利用它作為知識中心及教育訓練平台。

一位Intel的員工Jeff Moriarty如此形容In-telpedia：「Our internal wiki, Intelpedia, got moving as a grass-roots effort by several passionate employees. It snowballed as people found it, tried it, loved it, and then used it in all sorts of fascinating ways. It has helped break down internal communication walls, helped combat bureaucracy, and helped foster collaboration and innovation across groups that we wouldn’t have seen otherwise. It is fascinating to watch it evolve internally, outside of the normal ‘IT Technology Implementation Plans’.」。

Notes Teamroom與Notes知識庫

    目前創新存放技術相關文件的Notes系統主要為Teamroom與Notes知識庫，Teamroom類似討論區的格式，使用者可根據某篇文章進行回覆，而Notes知識庫則是單純的文件集中平台，分門別類放置使用者的文件。

    以管理處Teamroom為例，如果利用此討論串格式作為一個意見討論的創意激發平台的話，它具有以下的缺點：

1. 屬於傳統由上而下的主導模式，需由某特定人發起討論主題後，其他有興趣的人透過回應方式貼上自已的意見。
2. 每項討論的發起者的主題內容與回覆人員的意見內容是分開獨立的，你一言我一語，最好在討論的結尾有一個統合最終的意見與結論，但一般不會有，所以容易產生有頭無尾的感覺。
3. 討論區最重視回應，若新開了討論但一開始反映不熱烈，除非有外力強迫，那麼該討論很容易冷卻，連帶影響其他有心討論的人員。
4. 其他人回應的內容品質、或任何帶有情緒回應，很容易影響到整體的討論串，除非有人立即導正，否則整體討論串有可能失焦。
5. 使用者對於某項議題的熱忱會隨著時間而逐漸降低。

目前Teamroom為直線形的討論串形式，如果我們以wiki的概念方式來架構的話，那麼它的動作會像這個樣子：

Ａ）某個人丟出一個議題。

Ｂ）有興趣的人在該議題下開新頁面（條目），說明自已的觀點。

Ｃ）某個人對於你的觀點進行補充或修正。

Ｄ）最終呈現的是一個議題下，有數個觀點以及各個版本的修正。

改以Wiki方式呈現之後，我們會發現它是類似於擴散式的討論架構：

以wiki的概念來呈現

1. 改變版面設計：

　　實際套用至Teamroom，我們將所有的議題移至左側，在右方主則條例顯示每個人針對該議題所發起的思法和見解，時間日期欄位不需要顯示。（每個人可針對此議題張貼不同的想法和思考，並沒有數量的限制。）

    此項變更主要目的在於將所有議題以及使用者的觀點以文件庫的方式顯示，並排除作者及時間等等不必要資訊，因此在主欄頁不顯示時間、作者，只顯示全部針對此議題的觀點或想法，當使用者對於該議題有任何新想法，皆可直接張貼到此議題中。

2. 改變版面設計：

點擊某一位同仁所提的觀點之後，可瀏覽其內容（最新的版本），並可以針對其觀點提出回應，或者直接針對此觀點加以修改或補充、加入自已的見解而成為新的版本（須針對此相同的觀點，若是不同的觀點則應於上一層提出）。每一份不同的觀點修改，會以不同的版本呈現在下方，瀏覽者可檢視不同的版本內容。

3. 增加活絡性：訂閱、分享功能

　　每位成員可針對有興趣的議題或觀點，加入自已的訂閱列表之中，每當有新議題或新觀點的產生時，可立即以email、SMS或其它方式收到通知及內容，若有意見要回應或補充時，可透過附加的連結直接連回原頁面進行修改。

　　每項議題或觀點，其旁或下方可增加分享功能按鈕，並提供選擇分享整篇文章內容或提供分享此文的連結，以增加相關議題的曝光度與參與性，提供一些較少為人所注意的議題或觀點有被注目的機會。

4. 加入Tag功能

當系統內的文件數量累積至一定程度時，可考慮加入tag功能；一般以wiki所建置的系統，都會提供tag搜尋功能。

5. 使用者的「新增頁面」功能

Wiki的特性之一，讓使用者能夠在目前頁面中創造新的頁面（在維基百科中稱為新增條目），若將之應用在Teamroom這類的知識系統中，就是提供使用者能夠在自已張貼的觀點中，針對其中的某些名詞定義或新觀點，再增加新的頁面去說明，此功能在一般的wiki程式中可透過wikiword的語法來作到。

Wiki Teamroom的特色：

1. 群體內每一位成員可針對某議題提供自已的想法，沒有數量的限制，只要與此議題有關，皆可提供不同的觀點。

2. 針對每個成員所提供的觀點，提供討論/Comment功能。

3. 每位成員皆可針對其他人的觀點予以增加或修改，成為新的版本，且每個版本皆可單獨的回溯、瀏覽。

4. 每項議題之間沒有時間性或相依的關係，使用者可隨時查閱或補充加入自己的觀點。

結語

    以上述的wiki方法呈現的Teamroom具有下列的優點：

1. 沒有討論區的時間壓力：某特定人發起討論主題後，其他有興趣的人在任何時間皆可張貼自已的意見或觀點，每項議題內的觀點會隨著時間累積而增加。
2. 沒有回應特定人的考慮：每個觀點或意見都是平行的，每位成員的觀點皆可在該議題下隨時張貼；討論或comment功能僅針對成員所提出的觀點而非議題。
3. 每個議題下所提出的觀點皆是針對該議題的解決方法，成員還可針對其他人所提出的觀點去修正或改良，而得到不同版本的解決方法。
4. 每項 議題→觀點→討論→不同版本 是一個類似mind mapping的流程，與討論串的形式完全不同。

但現階段若要以Notes來實現有些困難，主要在於：

1. Notes的動態性效果不足，表單內容形式固定無變化。
2. 無法流暢以連結方式的進行各頁面之間的的轉場及資料交換。
3. 需安裝Notes附加元件或透過Notes client才能使用，環境要求複雜。

　　建議可透過WEB介面方式自行開發製作，或者直接利用市面或開源的wiki程式碼來建置；目前開源的wiki程式相當多，如MediaWiki（維基百科和Intel採用）、Twiki（Yahoo採用）等，未來我會再針對目前市面上此類的wiki開源軟體，另外專案進行評估及建置設計。